Utama Kumpulan & Kelab 20 Petua Perancangan Belanjawan untuk Kejayaan

20 Petua Perancangan Belanjawan untuk Kejayaan

foto melihat ke atas meja dengan halaman grafik, nota melekit, orang yang bekerjasama

Anda mahu orang mengingati pengalaman acara anda, dan belanjawan anda adalah kunci untuk mewujudkan detik-detik istimewa itu. Semasa membuat anggaran operasi untuk acara, penting untuk memulakan dengan rancangan. Walaupun tidak mungkin mempunyai belanjawan yang sempurna, berikut adalah pandangan berguna untuk membuat rangka kerja yang boleh dilaksanakan dan realistik untuk acara maya atau peribadi anda yang seterusnya.

Lakukan Penyelidikan untuk Belanjawan Anda

  1. Bayangkan Acara Anda - Petua pertama, lakukan perancangan yang tidak termasuk wang sama sekali. Buat garis masa termasuk apa yang akan berlaku dan personel apa yang anda perlukan untuk setiap bahagian acara. Kongsi ini dengan pihak berkepentingan dan pastikan semua orang berada di halaman yang sama. Maka anda boleh mula melihat kos dan keutamaan sebenar bagi semua orang yang merancang acara tersebut.
  2. Kira Wang Tunai - Berapa banyak, secara realistik, yang dapat anda belanjakan untuk acara ini tanpa menimbulkan tekanan kewangan? Seterusnya, jelaskan keutamaan utama anda untuk acara ini. Ini akan menjadi 'keperluan panduan' anda ketika anda mulai mempersempit apa yang perlu dalam anggaran anda dan apa yang tidak.
  3. Perkara Lokasi - Juga fikirkan gambaran besar mengenai tempat anda. Bolehkah anda menggunakan ruang percuma atau sumbangan? Pastikan anda membuat beberapa panggilan awal untuk memeriksa ketersediaan dan tanyakan apakah ada bayaran tambahan untuk menggunakan ruang seperti perkhidmatan kebersihan dan pertimbangan tempat letak kereta.
  4. Lakukan Pemilihan Otak - Rangkaian dengan orang yang telah melakukan acara serupa, seperti acara penggalangan dana bukan untung yang lain. Tanyakan mengenai anggaran mereka dan 'kejutan' apa yang mungkin tidak anda fikirkan.
  5. Data Sejarah Sleuth - Komponen penyelidikan lain adalah melihat anggaran peristiwa bersejarah untuk organisasi anda. Sekiranya ini adalah acara kali pertama, cari contoh belanjawan dalam talian dengan anggaran harga semasa (yang akan berbeza dari kawasan ke kawasan) untuk acara serupa.
  6. Trend Penetapan Harga - Teliti trend harga biasa di kawasan anda untuk item tiket besar anda seperti sewa tempat, perbelanjaan katering, dan keperluan teknikal. Hubungi beberapa syarikat untuk mendapatkan tawaran dan pastikan untuk melihat ulasan dalam talian dan penilaian Better Business Bureau.
  7. Senarai Tinggi dan Rendah - Buat senarai untuk anggaran anda yang mempertimbangkan di mana anda dapat melepaskan dengan perbelanjaan lebih sedikit dan di mana anda tidak mahu berhemat. Bincangkan perkara ini dengan pihak berkepentingan lain dalam acara tersebut. Sebagai contoh, adakah semua orang akan memilih untuk meminjam meja sekiranya dapat dilindungi oleh linen meja berkualiti tinggi?
  8. Penaja, Sumbangan, dan Barang Percuma, Oh My - Derma dan penaja acara dapat membantu menjadikan beberapa item baris anggaran anda menjadi kenyataan. Berbalik kepada mereka yang pernah membantu di masa lalu dan sumbang saran perniagaan baru yang mungkin boleh membantu. Manfaatkan sukarelawan sebanyak mungkin dan pastikan permainan komunikasi dan organisasi anda dibuat dengan mendaftar.
  9. Hilangkan Kejutan - Sebaik sahaja anda membuat garis masa program acara anda dan meringkaskan penyelidikan anda, anda akan mendapat anggaran perbelanjaan keseluruhan. Sekarang anda boleh mula mengisi butirannya, dengan mempertimbangkan apa yang anda ada di bank dan keperluan panduan anda, untuk mengurangkan kejutan di kemudian hari.

Daftarkan peserta untuk persidangan kepimpinan dengan pendaftaran dalam talian. Lihat Contoh



Buat Belanjawan Anda

  1. Kos Tempat - Jejaki semua anggaran yang diproyeksikan yang mungkin berkaitan dengan penyewaan ruang seperti pengemasan, keperluan kakitangan dan perkhidmatan, dan jika akan ada tambahan biaya sewa perabot.
  2. Papan Tanda dan Hiasan Khusus Tempat - Pemperibadian adalah tren yang semakin meningkat dalam perencanaan acara, jadi pastikan untuk mempertimbangkan kos memperibadikan ruang dengan keperluan hiasan dan papan tanda yang meningkatkan pengalaman acara untuk para tamu.
  3. Teknologi Acara - Keperluan luas ini merangkumi fotografi, suara, alat pendaftaran dan video. Sekiranya anda memerlukan juruteknik bunyi yang berpengalaman untuk acara anda, teliti kadar setiap jam dan pastikan kos ini termasuk dalam anggaran. Sekiranya acara anda akan merangkumi persembahan video, pastikan untuk memasukkan sebarang kos pengeluaran.
  4. Hiburan - Sekiranya anda akan menawarkan kehormatan untuk penceramah atau menyewa hiburan, pastikan untuk memasukkan item baris dalam anggaran operasi anda. Sama pentingnya untuk mendapatkan kontrak bertulis yang jelas, jadi jangkaan dan pembayaran dinyatakan dengan jelas.
  5. Kos Katering - Di sinilah penyelidikan anda akan membantu semasa anda meninjau kontrak katering. Sekiranya anda mempunyai pelayan, sertakan perincian ini dalam belanjawan anda dan sertakan apa-apa ganjaran yang mungkin anda ingin berikan. Pastikan untuk melihat senarai tinggi dan rendah anda dengan teliti kerana katering boleh menjadi sumber perbelanjaan berlebihan atau tempat yang baik untuk berjimat.
persidangan konvensyen seminar forum pendaftaran jadual profesional acara perniagaan borang pendaftaran perlumbaan yang menjalankan borang pendaftaran maraton penggalangan dana 5k 10k
  1. Pengangkutan - Penting untuk memikirkan keperluan pengangkutan, kerana ini boleh menjadi kejutan anggaran jika anda belum mempertimbangkan perincian garis masa anda atau apa yang anda perlukan untuk mengangkut orang. Ini termasuk perkara seperti kereta golf untuk pengangkutan ulang-alik atau treler dan trak untuk mengangkut pementasan atau barang yang lebih besar.
  2. Keselamatan, jika diperlukan - Bergantung pada sifat acara anda, berunding dengan pihak berkepentingan anda untuk melihat apakah keselamatan untuk sebagian atau semua acara anda adalah kepentingan organisasi anda.
  3. Terima Kasih - Mengingati penaja dan sukarelawan anda dengan ucapan terima kasih setelah acara anda memberi impak besar dan mencerminkan positif organisasi anda. Walau bagaimanapun, harga setem walaupun kadangkala boleh menjadi kejutan yang tidak menyenangkan! Pastikan untuk menambah anggaran anda sebarang rancangan yang anda ada untuk mengucapkan terima kasih kepada pembantu anda.
  4. Sertakan Margin - Beri diri anda sedikit ruang dalam anggaran anda; ada yang mengatakan untuk memasukkan sebanyak 20% daripada anggaran acara anda untuk anggaran yang berlebihan. Sekiranya anda ingin menjalankan acara anda tanpa mengeluarkan peluru untuk setiap perkara kecil, barisan belanjawan terakhir anda ini akan menjimatkan kewarasan anda setiap masa.

Selaras sukarelawan festival dengan pendaftaran dalam talian. Lihat Contoh

Tugas Pasca Acara

  1. Jadilah Penjimat - Pastikan untuk menyimpan semua penerimaan, kontrak tempat, dan perjanjian kakitangan semasa anda mengikuti. Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pengimbas percuma untuk mengambil gambar semua kertas kerja anda agar mudah dan teratur.
  2. Ringkaskan Simpanan dan Kejutan - Selepas acara anda, pastikan untuk mengemas kini perbelanjaan yang diproyeksikan berbanding perbelanjaan sebenar. Sekiranya terdapat kawasan simpanan yang positif, tidak ada salahnya untuk menekankan kepada organisasi anda nilai yang anda bawa semasa proses. Dan akhirnya, pastikan untuk mengambil perhatian sekiranya ada item baris kejutan yang mungkin perlu ditambahkan untuk acara yang akan datang.

Anggaran anda adalah perekat yang menyertai semua bahagian acara anda yang bergerak, jadi sangat penting untuk memberi masa dan perhatian yang sewajarnya. Memiliki belanjawan yang teliti dan teliti akan seperti mempunyai buku permainan yang menang untuk acara seterusnya organisasi anda. Ayuh pasukan!



Julie David adalah seorang penulis bebas, pendidik, dan memuja isteri pastor dari Midwest yang suka pelukan hangat.

tempat anak-anak boleh menjadi sukarelawan

DesktopLinuxAtHome menjadikan aktiviti kumpulan dan kelab menjadi mudah.




Artikel Yang Menarik