Utama Bukan Untung Senarai Semak Perancangan Acara Pengumpulan Dana

Senarai Semak Perancangan Acara Pengumpulan Dana

Acara penggalangan dana dapat mengumpulkan banyak uang untuk organisasi anda jika mereka dirancang dan dilaksanakan dengan baik, tetapi mereka juga dapat memakan waktu dan mahal. Kuncinya adalah perancangan strategik dan jelas menetapkan anggaran, tujuan dan matlamat anda terlebih dahulu. Setelah memilih tarikh dan membuat rancangan induk untuk acara anda, membantu membuat garis masa dan senarai semak supaya anda tetap berada di landasan yang betul. Semoga berjaya dan selamat mencuba!

Enam Bulan Keluar (atau Lebih)

  • Tentukan Tujuan - Sebelum anda mula merancang, tentukan tujuan acara anda. Adakah untuk penggalangan dana atau juga mengenai mendidik penderma di organisasi anda? Pelbagai gol adalah baik, tetapi yang terbaik adalah mempunyai satu tujuan utama yang mendorong acara tersebut. Ingatlah matlamat utama dan kecil anda semasa anda melalui proses perancangan sehingga anda tetap fokus pada gambaran besar.
  • Menetapkan matlamat dan Objektif - Tetapkan tujuan dan objektif khusus untuk acara penggalangan dana anda. Berapa banyak wang yang anda cuba kumpulkan? Adakah untuk satu kawasan atau beberapa bidang bukan untung, perniagaan atau kumpulan anda? Ingat matlamat penggalangan dana anda semasa anda menetapkan anggaran anda.
  • Perwakilan - Organisasi yang lebih besar mungkin mempunyai keseluruhan jabatan perancangan acara, yang merupakan hadiah. Sekiranya ini berlaku, berikan kepada tim garis besar tujuan, objektif dan anggaran anda, dan biarkan mereka membuat perancangan utama. Bagi kita yang lain, kita memerlukan kampung - atau sekurang-kurangnya jawatankuasa yang sangat cekap. Minta perancang acara utama anda atau pengarah pembangunan merekrut jawatankuasa untuk mengawasi pelbagai aspek pengumpulan dana. Acara akan berjalan dengan lebih lancar sekiranya terdapat peranan, objektif dan harapan yang jelas.
  • Sasarkan Penonton Anda - Untuk menentukan siapa anda mengundang dan / atau menjual tiket, fikirkan tentang siapa khalayak sasaran anda dan apakah acara itu sesuai untuk keluarga. Ini akan membantu menentukan tema, makanan dan aktiviti anda. Selain itu, jika anda menjemput keseluruhan portfolio penderma anda - sama ada 100 atau 1,000 orang - pertimbangkan jika anda ingin meminta mereka menjemput rakan.
  • Anggarkan Kehadiran - Anggarkan berapa banyak orang yang anda fikir akan datang berdasarkan berapa banyak yang anda jemput dan apa yang anda tahu mengenai asas penderma anda. Ini akan menentukan harga tiket dan ukuran tempat yang perlu anda cari. Secara semula jadi, ini lebih mudah untuk dianggarkan jika itu adalah acara tahunan.
  • Tetapkan Belanjawan - Gariskan anggaran yang realistik dan kerjakan mengikut parameter tersebut. Sekiranya ia merupakan acara pertama, maka anda perlu membuat tekaan yang berpendidikan. Bercakap dengan organisasi lain dengan ukuran yang sama yang telah mengadakan acara serupa dan lihat apakah mereka mempunyai cadangan mengenai penganggaran. Pertimbangkan kos tempat, makanan, bayaran pembesar suara / perjalanan / penginapan, band / DJ, bunga, hiasan dan nikmat.
  • Tetapkan Kos Setiap Tiket - Tentukan apa yang anda mahukan per tiket untuk menentukan kos setiap tiket dan berapa banyak tiket yang perlu anda jual. Beberapa acara juga mempunyai pelbagai tahap tiket dan pintu masuk, seperti tiket makan malam atau minuman dan tiket selepas pesta. Anda juga boleh menjual tiket VIP dengan faedah istimewa seperti parkir valet dan tempat duduk keutamaan.
  • Cari dan Tempah Tempat - Setelah menentukan ukuran dan ruang lingkup acara anda, cari tempat yang sesuai dengan anggaran anda dan bantu mewujudkan suasana yang anda mahukan di penggalangan dana anda. Pesanlah dengan lebih awal, dan bayar deposit yang diperlukan. Sekiranya acara anda di luar rumah, ada baiknya anda meneliti apakah anda memerlukan izin untuk khemah, haiwan, bunyi, pencahayaan, bunga api, dll.
  • Kemukakan Maklumat - Maklumkan kepada semua orang yang sesuai mengenai penggalangan dana anda, baik secara dalaman dan juga luaran. Sekolah, organisasi nirlaba atau organisasi anda ingin meletakkan penggalangan dana pada kalendar utama, dan kemudian menetapkan masa untuk menjemput penderma dan memberitahu orang ramai.
  • Merekrut Tajaan Korporat - Banyak acara penggalangan dana melibatkan rakan korporat yang menaja meja atau menaja jamin bahagian tertentu dari acara tersebut. Membentuk perkongsian ini secara langsung akan mempengaruhi anggaran anda dan berapa banyak yang dapat anda belanjakan di kawasan lain yang mahal seperti makanan. Sebelum merekrut, tentukan bagaimana anda akan mengenali penaja. Dalam program? Dari pentas? Pada tanda?
  • Pilih Tema - Tentukan nada dan tema untuk penggalangan dana anda. Beberapa acara adalah formal dan ada yang santai. Faktor-faktor ini akan menentukan bagaimana anda merancang dan menghias. Acara bertema sangat menyenangkan untuk dirancang dan dihadiri, tetapi tidak setiap acara perlu diadakan. Kadang-kadang lebih baik untuk menjadikannya sederhana dan tidak menukar tema setiap tahun. Dengan mengadakan 'Gala Nonprofit Tahunan X,' anda mengurangkan beban perancangan untuk kakitangan dan sukarelawan anda serta wang yang dibelanjakan untuk hiasan dan grafik baru. Petua genius: Cuba salah satu daripada ini 30 tema acara penggalangan dana .
  • Tentukan Penjenamaan - Kembangkan grafik yang sesuai untuk acara anda untuk mempromosikannya atau tentukan sama ada anda menggunakan logo bukan untung anda. Sekiranya demikian, tetap konsisten dengan penjenamaan anda sambil menambahkan elemen minat visual.
  • Tempah Sebarang Keselamatan - Pertimbangkan sama ada anda memerlukan pegawai keselamatan di majlis anda dan jika ya, buatlah mengikut anggaran anda.
  • Tandatangan Vendor dan Hiburan - Kenalpasti dan tempah pembesar suara, kumpulan muzik / DJ, hiburan, jurugambar / videografer dan katering anda (jika seseorang tidak datang ke tempat tersebut) Setelah penjual mengesahkan penyertaan mereka, minta ahli jawatankuasa atau jabatan acara anda bekerjasama dengan mereka dalam urusan perjalanan yang diperlukan. Sampaikan tujuan dan harapan anda untuk acara tersebut dan untuk penceramah atau penghibur. Tandatangani kontrak yang diperlukan dan bayar deposit yang diperlukan.

Tiga Bulan Keluar

  • Pelan Tempat Letak Kereta - Pertimbangkan di mana orang akan meletak kenderaan, dan jika anda perlu mengambil atau merekrut petugas parkir sukarelawan. Selalunya berguna untuk menyediakan peta tempat letak kenderaan di laman web anda dan untuk menghantar maklumat tersebut kepada orang ramai sebelum penggalangan dana. Sekiranya ia adalah acara rasmi, pertimbangkan untuk menyediakan parkir valet. Petua genius : Tambahkan lampiran pada pendaftaran anda untuk mempermudahkan perincian acara untuk para hadirin.
  • Jangan Lupa Kemudahan - Ini bukan perkara paling glamor untuk dipikirkan, tetapi pastikan anda mengatur berapa banyak tandas di tempat anda sesuai dengan jumlah peserta. Anda mungkin perlu membawa potty mudah alih.
  • Buat Pelan B - Sekiranya acara anda di luar, siapkan rancangan B untuk hujan, sama ada khemah atau tempat pengganti.
  • Bunga Pesanan - Sekiranya anda akan mempunyai bunga di acara anda, tentukan bunga mana yang anda mahukan dan buat pesanan. Pertimbangkan untuk menggunakan bunga yang ada pada musim semasa acara untuk menjimatkan wang. Kehijauan juga merupakan pilihan yang mesra bajet.
  • Rancangkan Menu - Selesaikan menu anda dengan katering. Sekiranya anda akan mencetak menu untuk jadual, teruskan dan tentukan susun atur dan fon. Cetak sekarang atau tetapkan peringatan untuk mencetaknya satu bulan lagi.
  • Iklankan - Tiga hingga empat bulan adalah masa terbaik untuk mula mengiklankan acara anda untuk memastikannya masuk ke kalendar orang. Anda boleh berkongsi maklumat di media sosial, melalui buletin e-mel dan / atau menyimpan tarikhnya - sama ada salinan yang dihantar atau jemputan digital.
  • Sediakan Pendaftaran Dalam Talian - Buat pendaftaran dalam talian jika boleh untuk menyelaraskan RSVP dan pembayaran anda semua dalam satu sistem.
  • Sahkan Hadirin - Mempunyai sistem di mana anda dapat merekodkan siapa yang hadir dan jika mereka telah membayar. Tentukan sama ada anda menghantar surat atau e-mel tiket. Juga, pertimbangkan apa yang akan anda lakukan sekiranya orang yang tidak berada dalam senarai RSVP muncul pada malam acara. Petua genius : Muat turun maklumat acara dengan DesktopLinuxAtHome pelaporan tersuai .
  • Jemputan Sasaran - Penuhi iklan anda kepada khalayak sasaran anda. Apa yang berfungsi untuk milenium bukanlah pendekatan yang sama untuk digunakan dengan baby boomer. Tidak kira penonton anda, anda harus meyakinkan orang bahawa acara itu bernilai masa dan wang mereka.
  • Jemput Penderma Utama - Jemput penderma utama anda secara peribadi. Lantik pegawai pembangunan atau kakitangan lain untuk memanggil dan menjemput penderma untuk menghadiri acara tersebut.
  • Pangkalan Sentuh dengan Pembesar suara / Hiburan - Bekerja dengan penceramah atau penghibur untuk acara tersebut untuk mengesahkan harapan anda pada waktu petang.
  • Jadualkan Sukarelawan - Bergantung pada ukuran dan ruang lingkup acara anda, pertimbangkan meminta sukarelawan untuk menolong , sebelum dan hari acara. Sediakan tanda nama atau baju dan makanan pada hari acara.

Satu Bulan Keluar

  • Sahkan Agenda - Selesaikan agenda / garis masa dengan semua pemain utama. Pastikan semua peserta / pemain / pelayan mengetahui jadual dan jangkaan. Berikan mereka titik kontak sekiranya mereka mempunyai pertanyaan.
  • Hantar Jemputan - Kirim jemputan rasmi empat hingga enam minggu sebelum acara, dan pastikan untuk memasukkan cara ke RSVP dengan tarikh akhir dua minggu sebelum acara sehingga anda mempunyai idea yang baik tentang nombor.
  • Rancangkan Muzik Ambient - Tentukan muzik latar jika band atau DJ tidak membuat liputan ini untuk acara anda.
  • Sahkan Tajaan - Sahkan semua tajaan syarikat dan swasta anda dan beritahu mereka bagaimana mereka akan dikenali.

Dua Minggu Keluar

  • Aturkan Pembayaran - Rancang kaedah pembayaran untuk vendor, pemain, jurugambar dan kakitangan perkhidmatan.
  • Sahkan RSVP - Periksa semula nombor kehadiran dengan tempat dan tempat makan untuk memastikan anda mempunyai meja, kerusi dan makanan yang mencukupi. Jangkakan bahawa beberapa orang tidak akan muncul dan ada yang datang tanpa RSVPing. Biasanya keluar tetapi selalu bijaksana untuk mempunyai kerusi tambahan dan beberapa tetapan tempat tambahan.
  • Selesaikan Rancangan - Berjumpalah dengan ketua pasukan atau ketua panitia anda untuk meninjau setiap bidang garis masa acara. Ini adalah peluang yang baik untuk mengisi jurang dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Pastikan anda membuat rancangan cadangan yang diperlukan.
  • Rancang Komunikasi Akhir - Berjumpa dengan kumpulan, emcee, hiburan dan sukarelawan untuk memberi mereka peta dan garis masa terkini untuk malam ini.
  • Cetak Senarai Tetamu dan Tanda Nama - Sahkan dan cetak senarai tetamu dan tanda nama. Sediakan tanda nama kosong untuk tetamu saat terakhir atau tanda nama yang hilang.
  • Selesaikan Tempat Duduk - Sekiranya anda telah menetapkan tempat duduk, sahkan susunan meja dan carta tempat duduk.
  • Rancang Pembersihan - Buat rancangan pembersihan dan sampaikan kepada pasukan anda supaya mereka tahu apa yang harus dilakukan setelah acara selesai. Jelaskan apa yang akan dilakukan tempat dan tanggungjawab pasukan anda untuk diselesaikan.

Hari sebelum

  • Sediakan - Sekiranya boleh, siapkan tempat tersebut sehari sebelumnya (atau pada awal pagi pada hari acara). Pastikan semua tanda tertera, jadual sudah ada dan kawasan pendaftaran merangkumi tanda nama, senarai pendaftaran, pena, dan kertas.
  • Lakukan Latihan - Sekiranya ini adalah peristiwa besar atau rumit dengan banyak bahagian yang bergerak, pertimbangkan untuk melakukan latihan untuk memastikan anda mengetahui di mana semuanya akan disiapkan dan orang mana yang harus berada di mana dan kapan.
  • Sahkan Semua Maklumat - Hari sebelumnya hampir sama pentingnya dengan hari acara. Sahkan semua butiran utama dan kecil yang penting untuk acara seperti penghantaran bunga / hiasan, pesanan makanan, jadual dan perjalanan penceramah tetamu.
  • Periksa Cuaca - Jika kelihatan seperti hujan, laksanakan Pelan B untuk acara luar dan sediakan payung dan petugas tempat letak kenderaan tersedia untuk acara dalaman. Walaupun hujan tidak akan menyakiti sesiapa pun, orang cenderung untuk tidak ikut serta ketika ada cuaca buruk.

Hari Acara

  • Selesaikan Persediaan - Siapkan apa sahaja yang anda tidak dapat lakukan sehari sebelumnya.
  • Berkomunikasi - Pastikan semua kakitangan, sukarelawan dan vendor mempunyai salinan jadual, arahan dan nombor telefon kenalan jika mereka perlu menghubungi seseorang.
  • Selesaikan - Bayar penjual dan pastikan untuk mengucapkan terima kasih.
  • Tetapkan Tanda Tempat Letak Kereta - Sekiranya perlu, pasangkan papan tanda tempat letak kereta yang mengarahkan tetamu ke tempat letak kenderaan. Sekat kawasan di mana orang tidak boleh meletakkan kenderaan dan mungkin cuba melakukannya.
  • Lengkapkan Pemeriksaan Sukarelawan - Periksa dengan sukarelawan untuk memastikan mereka mempunyai semua yang mereka perlukan.
  • Memberi Sambutan yang Hangat - Tidak kira apa yang berlaku di sebalik tabir, sambut tetamu dengan senyuman dan beritahu mereka bahawa anda gembira mereka datang.

Selepas Acara

  • Tulis Nota Terima Kasih - Pastikan mengucapkan terima kasih kepada peserta, penaja, penderma dan sukarelawan anda selepas acara ini. Nota atau panggilan telefon banyak berlaku kerana orang telah menghabiskan masa, tenaga dan wang mereka untuk menjayakan acara anda. Apabila orang merasa dihargai, mereka cenderung untuk mengambil bahagian lagi. Ambil kesempatan untuk mengingatkan mereka apa yang dapat dicapai oleh sokongan mereka.
  • Lengkapkan Analisis Penuh - Analisis kos, pendapatan dan anggaran masa yang anda lakukan untuk menentukan berapa banyak wang yang anda kumpulkan untuk tujuan anda dan berapa banyak masa yang diperlukan dari anda, kakitangan dan sukarelawan anda. Gunakan maklumat ini untuk memutuskan bagaimana meneruskan acara serupa di masa depan.

Merancang acara penggalangan dana boleh menjadi proses yang lancar dengan rancangan yang digariskan dengan baik dan pasukan yang hebat. Ingatlah untuk terus fokus pada gambaran besar sepanjang proses dan pantau masa dan perbelanjaan anda untuk memaksimumkan usaha penggalangan dana anda.



pemecah ais kementerian belia

Andrea Johnson adalah orang asli Texas yang kini tinggal di Charlotte, N.C., bersama suami dan dua anak perempuannya. Dia suka berlari, fotografi dan coklat yang baik.


DesktopLinuxAtHome memudahkan penganjuran bukan untung.


Artikel Yang Menarik